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システムの導入

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 ハードとソフト

フリーランスで事業を行うにしても、会社を設立して事業を行うにしても、パソコンを使わずに事業を行うことは考えられないことと思います。

パソコンの導入には、大別するとハード(パソコン本体やプリンターなどの機器)の購入・設置と、パソコン上で動作するソフト(様々なアプリケーション)の導入という2つの問題があります。

 

ハードの導入

ハードについては、一人で事業を始めた当初は、パソコン1台にプリンター1台があれば十分なことも多いでしょう。

パソコン本体は、個人向けの機種では仕事に使わないような機能やソフトが入っていることが多いため、業務用を選ぶ方が無難です。どの程度の性能が必要なのかは、使うソフトにより決まります。

プリンターは、請求書の印刷や宛名印刷くらいであれば、個人向けのインクジェットプリンターで十分です。

それと、インターネットへの接続は必須のため、光回線を契約しておくとよいでしょう。

 

ソフトの導入は2種類に分ける

ソフトについては、2種類に分けて考えるとわかりやすくなります。

まず一つは業務自体を管理するソフトです。顧客からの予約を管理したり、業務の進捗を管理したり、請求書を作成したりするソフトです。

こういった業務管理ソフトについては、業種により異なるソフトが必要となるのが通常です。

ただ、最初は最低限エクセルのような表計算ソフトがあれば足りるでしょう。また、請求書や挨拶状の郵送が多い場合には宛名印刷のための年賀状印刷ソフトがあると便利です。

もう一つは、会計ソフトと給与計算ソフトです。

こちらは、どのような業種であっても同じソフトになります。

ただ、これらについては、会計事務所との契約形態によっては自分で用意する必要がなくなるので、その点も考慮にいれながら導入を考えることになります。

お薦めは、まず会計ソフトだけを導入するという形式です。

初めのうちは、会計業務も大した量はないので、会計事務所に教えてもらいながら自分でやるのが良いかと思います。

きっと決算書が読めるようになると思います。自分の事業の決算書も読めないというのでは、先が思いやられますからね。

そのためにも、会計ソフトの選定は会計事務所とよく相談するのが良いでしょう。

 

会社の成長とIT投資

ハードについては、従業員が多くなると社内にネットワークを構築し、各自のパソコンをネットワークに接続する必要が出てきます。

その頃には、サーバーの設置やネットワークを考慮したセキュリティの構築など専門的な知識を要する業務が多くなるので、そういったことに強い従業員を雇用するか、面倒をみてくれる社外の専門家との契約が必要になります。

ソフトについては、開業して業務をこなしているうちに、業務管理ソフトに必要とされる機能がはっきりしてくるのが通常です。

その頃には、データ量が多くなりエクセルの処理スピードに不満をもつようにもなります。このタイミングが専用ソフトの導入時期になります。当初は数10万円のパッケージソフトを導入し、それにも飽き足らなくなったら数百万円以上かけて自社専用のソフトの開発に進むのもよいでしょう。

次に、会計ソフトと給与計算ソフトについてです。

会計ソフトは最初に導入した数万円程度のソフトであっても、子会社を沢山作ったりしなければ、株式を上場するくらいに大規模な会社になっても使えます。

給与計算ソフトについては、従業員が多くなってくると自社で給与計算をするようになるので、その時に導入すればよいでしょう。

なお、さらに利便性を高めるために、業務管理から会計、給与計算までが全て繋がっているERPと呼ばれるソフトもあります。

業務管理で一度入力したデータを会計や給与計算で入力し直す必要がないため、利便性は飛躍的に高まります。ただ、導入も保守も非常に専門性の高いものとなり、高価にもなります。

 

開業時からのシステムコンサル

開業にあたっての会計ソフトの選定、会計のご相談・ご指導など、お気軽にご相談ください。

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